TEKNIK PEMBUATAN PROPOSAL

A.       Pendahuluan

     Program atau proyek selalu dimulai dengan suatu perencanaan yang seksama dalam bentuk pedoman kegiatan yang disusun secara logis dan sistematis. Perencanaan program yang berisi serentetan petunjuk/pedoman dalam melaksanakan seluruh kegiatan biasanya tertuang dalam dua bentuk, yaitu Proposal dan Desain / Kerangka Acuan Program.

     Tujuan dari penyusunan Proposal diantaranya agar program memperoleh dukungan dari Lembaga Dana, sedangkan penyusunan Desain dimaksudkan untuk membantu memudahkan tim pelaksana dalam melaksanakan kegiatan program.

     Proposal digunakan untuk mengkomunikasikan sebuah program tertentu kepada pihak lain. Proposal merupakan sebuah gambaran yang utuh tentang rencana kegiatan yang akan dilakukan, oleh karena itu proposal harus mengandung informasi se-detail mungkin, sehingga orang yang membaca tidak menyisakan sebuah pertanyaan.

     Proposal berasal dari bahasa Inggris yang artinya usul, mengemukakan sebuah usul atau tawaran, lamaran, pinangan. Proposal menurut James A Black dan dean J Champion adalah pertanyaan singkat perihal yang akan dilakukan. Isinya antara lain tujuan penggarapan hal tersebut, dasar-dasar masalah, kegunaan, metodologi dan pembiayaan.

     Masing-masing lembaga dana memiliki kriteria dan pedoman sendiri dalam menerima usulan program, formatnya pun berbeda-beda antara lembaga satu dengan yang lain. Hal ini merupakan perbandingan dasar dalam melakukan analisis, apakah format tersebut mencerminkan kerangka kerja yang logis dan sistematis.

B.       Pedoman Penulisan Proposal

Ada banyak macam proposal, misalnya : Proposal Usaha, Proposal Kerjasama, Proposal Kegiatan, dll. Tidak ada keseragaman format maupun isi proposal program., Namun agar kita memperoleh sedikit gambaran yaitu tentang bagian-bagian Proposal.

Adapun Proposal yang baik seharusnya mengandung informasi – informasi sebagai berikut :

1.         Nama Kegiatan

       Setiap Organisasi yang merencanakan sebuah kegiatan harus membuat “Nama” yang akan dilaksanakannya. Nama tersebut menjadi penting untuk membedakan antara sebuah kegiatan dengan kegiatan lainnya. Nama kegiatan diusahakan : dibuat semenarik mungkin, jika perlu dengan kalimat mengundang keinginan orang untuk mengetahui lebih banyak lagi kegiatan tersebut.

2.         Tema Kegiatan

Tema kegiatan biasanya merupakan suatu gambaran umum dari kegiatan sesuai dengan momentum pelaksanaannya.

3.         Latar Belakang / Pendahuluan

Bagian ini amat berperan penting dalam memberikan informasi apa sebenarnya latar belakang pemikiran yang mendasari pelaksanaan disebuah kegiatan, bagian ini biasanya Filosofis dan Ilmiah.Jika sebuah kegiatan dirancang untuk kegiatan Ilmiah, seperti “Seminar, Simposium, Diskusi, dll” maka latar belakang pemikiran berisi apa landasan Filosofis yang mendasari dipilihnya tema kegiatan tersebut. Dalam beberapa pro[posal yang dirancang untuk kegiatan serius, landasan pemikiran bahkan mirip dengan makalah, lengkap dengan catatan kaki dan referensi. Jadi latar belakang bukan saja berisi pemikiran yang mendasari terlaksananya kegiatan, tetapi juga tema dari kegiatan tersebut. Serius tidaknya sebuah kegiatan, biasanya dapat ditentukan dari serius tidaknya latar belakang pemikiran yang dibuat oleh perancang kegiatan.

4.         Landasan Pemikiran / Dasar pemikiran

Pada bagian ini diharapkan kegiatan yang akan dilakukan adalah dari pihak program organisasi/kebutuhan organisasi dari Devisi/Departemen dibawahnya, juga harus diuraikan landasan atau konstitusi (misalnya: Al Qur’an, Hadist, UUD, AD/ART, dll) yang memperkuat kegiatan itu dilaksanakan.

5.         Tujuan

Bagian ini menjelaskan apa tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan. Tujuan juga bisa dibedakan dalam “Tujuan Umum” dan “Tujuan Khusus”. Tujuan Umum adalah tujuan secara umum yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan, mengenai masalah-masalah yang bersifat makro, misalnya: Meningkatkan Skill managemen Organisasi. Sedangkan tujuan Khusus adalah yang bersifat Mikro atau lebih teknis yang merupakan “terusan “ dari tujuan yang makro tersebut. Dengan asumsi tujuan umum diatas (meningkatkan skill managemen Organisasi), maka tujuan khusus bisa berupa: meningkatkan Kemampuan Komputer, Administrasi. 

6.         Target

Target adalah suatu usaha tertentu yang diharapkan menjadi operasionalisasi dari tujuan kegiatan. Jika tujuan kegiatan, bisa berupa lahirnya beberapa tenaga terampil yang memiliki Skill tersebut. Dengan kata lain jika tujuan bersifat abstrak maka target lebih bersifat konkret.

7.         Kegiatan

Sebuah nama kegiatan tertentu terdiri dari beberapa item kegiatan, Misalnya, nama kegiatan: Harlah IPNU, bisa berbentuk rangkaian kegiatan sebagai berikut:

a.       Seminar

b.      Parade Seni

c.       Pengajian Akbar

d.      Lomba-lomba

e.       Pengkaderan

f.        Dll

              Kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan dengan detail, tanpa ada yang tersisa.

8.         Materi

Jika materi kegiatan yang berbentuk ilmiah, materi-materi harus disebutkan secara rinci. Sebuah pelatihan kader, misalnya, tentu saja terdiri dari beberapa materi. Setiap materi memiliki kisi-kisi yang bertujuan untuk mengarahkan materi dalam fokus yang jelas, materi dan kisi-kisi berfungsi sebagai “rambu-rambu” dalam kegiatan tersebut. Jika berbentuk seminar, jelaskan juga materi-materi dan kisi-kisinya.

9.         Nara Sumber

Bagian ini menerangkan siapa yang diundang sebagai nara sumber dalam kegiatan tersebut, sesuaikan materi dengan nara sumbernya, juga perlu dicantumkan namanya serta gelar dari nara sumber tersebut.

10.     Waktu dan tempat Kegiatan

Bagian ini merupakan jadwal pelaksanaan kegiatan, termasuk tempat kegiatan. Jika terdapat beberapa rangkaian kegiatan, maka sebutkan waktu dan tempatnya satu persatu.

11.     Anggaran Dana

Biasanya kegiatan ini terdiri dari : anggaran dana dan sumber-sumber pendanaan. Tuliskan berapa jumlah dana yang diperlukan secara keseluruhan. Sedangkan mengenai perincian kebutuhannya biasanya ditulis dalam lampiran proposal. Adapun sumber pendanaan juga ditulis sesuai dengan kebijakan organisasi pelaksana kegiatan, misalnya : Kas Organisasi, Sponsor, bantuan yang tidak mengikat, dll.

Usahakan dalam menyusun anggaran biaya kegiatan disebutkan secara rinci, jangan terlalu global, dicantumkan juga dari mana kira-kira anggaran tersebut diperoleh, perlu diingat jangan mencantumkan “biaya tak terduga” karena hal itu menunjukkan kurangnya sifat profesionalitas pembuat proposal.

12.     Pelaksana / Panitia Penyelenggara

Bagian ini mencantumkan nama lembaga yang bertanggungjawab dalam kegiatan tersebut. Kemudian sebutkan Organisasi pelaksananya atau yang lazim kita sebut Panitia, kepanitiaan biasanya terdiri dari dua (2) unsur :

1)   Panitia Pengarah atau SC (Steering Committee) yang bertugas membuat kebijakan seputar materi kegiatan, atau konsep Dasar pelaksanaan kegiatan. Biasanya terdiri dari pengurus Harian.

2)   Panitia Pelaksana atau OC ( Organizing Committee) yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat Operasional, biasanya terdiri dari dewan harian dan seksi.

Daftar nama Panitia tersebut dicantumkan pada lembaran tersendiri atau sebagian lampiran.

13.     Penutup

Bagian ini menjadi penutup dari informasi-informasi yang disajikan dalam proposal dengan berisikan harapan-harapan demi terlaksananya kegiatan tersebut. Bagian akhir proposal ditandatangani oleh panitia dan diketahui oleh pengurus Organisasi, sedangkan lampiran anggaran dana biasanya ditandatangani oleh Bendahara. Tanda Tangan dan Stempel merupakan tandatangan asli, bukan foto copy.

C.       Hal – Hal Yang Diperlukan Dalam Proposal

1.         Surat Permohonan Bantuan Dana

Surat ini tidak menyatu dengan proposal, dalam arti pisah dan tersendiri kemudian surat itu dimasukkan dalam amplop

2.         Surat Tanda Terima

Sebagai bukti bahwa Proposal sudah diterima, maka harus ada tanda terimanya. Berikut Contoh surat tanda terima:

Surat Tanda Terima
Nomor Surat
Dari	Panitia Latihan Kader Muda Kec. ……….
YTH
Hal	Permohonan Dana
Tanggal Surat
Diterima Tanggal
Cek kembali Tanggal
Penerima (Nama dan Telepon)	Pengirim (Nama dan Telepon)

3.         Kwitansi

Kwitansi diperlukan untuk tanda bukti pembayaran/dana yang telah diterima, kwitansi tersebut ditanda tangani oleh Ketua Pelaksana dan di stempel

D.      Beberapa Contoh Format Proposal

CANADA FUND	PROGRAM PKM	F A D O	K K I	IPEC – ILO
Judul Proyek	Judul Proyek	INFORMASI UMUM	KERANGAK GAGASAN	Judul Program
Lokasi	Nama Organisasi	Judul Program	Penjelasan Lembaga Pengusul	Lokasi
Organisasi Pengusul	Nama Kontak Person	Lokasi Program	Pokok-Pokok Pikiran	Latar Belakang
Penanggungjawab	Alamat	Jangka Waktu	- Permasalahan yang dihadapi mzsyarakat	-Permasalahan -Proposal
Alamat Surat	Goal Proyek	Lembaga Pelaksana	-  Alternatif Pemecahan	Kelompok Sasaran
Latar Belakang Organisasi pengusul	Latar Belakang Proyek	Penanggunjawab	- Bentuk Bantuan	-  Penerima Langsung -  Tak Langsung
Organisasi Perantara (Jika Ada)	Tujuan Proyek	DATA TENTANG LEMBAGA	-  Kegiatan yang menumbuhkan keberlanjutan	Kerangka kerja Lembaga
Latar Belakang Proyek	Kegiatan Proyek	Latar Belakang Sejarah dan Pembentukan	-  Kegiatan Pendampingan	-  Lembaga-lembaga Pelaksana
Tujuan Proyek (Goal)	Target yang diinginkan	Program yang telah dan sedang dikembangkan	-  Perkiraan Pendanaan	-  Lembaga-lembaga yang bekerjasama
Sasaran yang diharapkan (Obyektive)	Pengaruh-pengaruh terhadap lingkungan	Lembaga Donor yang pernah dan sedang mendukung	KERANGKA PROPOSAL	Tujuan
Dampak Wanita dalam Pembangunan	Pengaruh Terhadap Wanita	IDENTIFIKASI PROGRAM	Identifikasi Proyek	Output
Anggaran	Monitoring dan Evaluasi	Latar Belakang	-Judul Proyek -Nama Lembaga	Aktivitas Utama
Pendukung	Biaya	Deskripsi daerah sasaran	-Alamat -Lokasi	Input
Pengaruh Lingkungan		KELOMPOK SASARAN	-Periode -Jumlah Dana	-TPP -Anggaran
Komentar / Penilaian		Tujuan Umum	-Penanggungjawab
		Tujuan Khusus	Ringkasan
		Indikator Hasil	Uraian Proyek
		Output/hasil kerja yang akan dicapai	-Latar Belakang -Tujuan -Hasil yang di- harapkan
		Indikator pencapaian hasil	-Methodologi -Program -Anggaran
		KEGIATAN YANG DIKEMBANGKAN	-Monitoring
		KEBERLANJUTAN PROGRAM	Lampiran-lampiran
		Secara Sosial
		Secara Ekonomi
		Secara Ekologis
		TPP
		ANGGARAN

Secara ringkas elemen-elemen kunci dalam merancang program dapat digambarkan sebagai berikut :

Secara ringkas elemen-elemen kunci dalam merancang program dapat digambarkan sebagai berikut :

RASIONAL

1.      Deskripsi Masalah :

-         Kondisi yang mempengaruhi

-         Jumlah dan karakteristik

-         Sebab-sebab

-         Latar belakang Epolisosbud Hankam

2.      Analisis Tanggapan

-         Legal

-         Program

3.      Analisis Kebutuhan

STRATEGI :

1.      Apa yang harus dilakukan

2.      Untuk siapa

3.      Dengan siapa

4.      Bagaiamana

TUJUAN :

1.      Pengembangan/Jangka Panjang, yaitu mendiskripsikan alasan yang lebih luas maksud program, kata kuncinnya menyumbang pada atau ikut serta dalam …

2.      Langsung/Jangka Pendek, yaitu mencerminkan perubahan yang diharapkan dapat dihasilkan oleh program, seperti untuk mencapai …

KELUARAN, hasil yang disebabkan oleh kegiatan proyek, kata kuncinya menghasilkan…

KEGIATAN, tindakan yang diambil oleh program, seperti melakukan…

MASUKAN, SDM dan material yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan, seperti memerlukan…

INDIKATOR, alat ukur untuk menghitung ketepatan, seringkali digunakan pula sebagai alat ukur untuk membantu menjelaskan tujuan program, seperti : situasi sebelum program adalah… dan setelah program adalah…

ASUMSI, menyebutkan faktor luar yang mempengaruhi keberhasilan program, namun memiliki kemungkinan dapat diwujudkan, seperti: Jika… terjadi, program akan melakukan…

PRAKONDISI, faktor yang diperlukan sebelum program dilaksanakan, seperti: Program tidak dapat dimulai tanpa… dari …

MONITORING DAN EVALUASI